Escolher uma app para eventos é mais difícil do que parece, porque todas prometem o mesmo: "aumentar o engagement". A diferença está nos detalhes que só se descobrem depois de contratar. Esta checklist reúne os 10 pontos que mais pesam, com a pergunta certa para fazer a cada fornecedor.
1. Os participantes conseguem entrar em 30 segundos?
Cada passo antes da primeira utilização faz cair a adesão. Pergunta se é preciso criar conta, confirmar email ou descarregar a app, e quantas pessoas desistem pelo caminho.
2. Tem a tua marca?
Para um evento corporativo ou associativo, uma app com o logótipo e as cores da organização passa mais confiança. Pergunta se há white-label e se isso é extra.
3. Faz check-in?
O check-in por QR poupa filas e dá-te números reais de presença. Confirma se o staff valida com o telemóvel e se funciona com ligação fraca.
4. Promove networking?
Trocar contactos por QR e escolher o que se partilha (nome, email, empresa) é muito melhor do que cartões de visita. Confirma que o participante controla a sua privacidade.
5. Há forma de manter as pessoas ativas?
Uma app só com a agenda é aberta duas vezes. Funcionalidades como desafios, quizzes, pontos e classificação dão motivos para voltar a abri-la durante o dia.
6. Funciona em vários idiomas?
Em eventos internacionais, a interface e o conteúdo (desafios, perguntas) devem existir em mais do que um idioma. Pergunta se é só a interface ou também o conteúdo que crias.
7. Cumpre o RGPD?
- Quem é o responsável pelo tratamento e quem é o subcontratante?
- Existe um contrato de subcontratação (DPA)?
- Onde ficam os dados e durante quanto tempo?
- O participante pode apagar a conta?
8. Que dados recebes no fim?
Pede um exemplo do relatório: participantes, atividade ao longo do tempo, desafios mais cumpridos, ranking. São estes números que justificam o investimento ao cliente ou à direção.
9. Como se cobra?
Há três modelos: subscrição mensal, por participante ou por evento. Para quem organiza poucos eventos por ano, pagar por evento evita pagar nos meses em que não há nenhum. Confirma o que o preço inclui e se há custos por participante extra.
10. Quanto tempo leva a pôr no ar?
Se a configuração exige semanas e reuniões, não serve para um evento daqui a um mês. Pergunta quanto tempo demora a importar a lista de participantes e a publicar o evento.
Perguntas para fazer numa demonstração
Quando falares com um fornecedor, pede para ver a app a funcionar e não só uma apresentação. Estas cinco perguntas ajudam a separar o que existe do que está apenas prometido:
- Podem mostrar-me a app num telemóvel, tal como a vai ver um participante?
- Quanto tempo leva a importar 200 participantes e a publicar o evento?
- O que acontece se a ligação à internet falhar durante o check-in?
- Que dados posso exportar no fim, e em que formato?
- Qual é o custo total para o meu evento, incluindo participantes extra e suporte?
Se alguma resposta for vaga, trata-a como um "não" até prova em contrário.
Como a Questa responde a esta checklist de app para eventos
- Importação de participantes por CSV/Excel, com email de boas-vindas no idioma de cada pessoa.
- Check-in e networking por QR, feed do evento, desafios, quizzes e pontos.
- Interface e conteúdo em português, inglês e espanhol.
- Preço por evento, com escalão grátis até 5 participantes; app com a tua marca disponível no plano Agência.
- A organização é a responsável pelo tratamento e a Questa a subcontratante, com DPA aceite na plataforma.
Se quiseres ver como ficaria no teu evento, pede uma demonstração: percorremos a checklist contigo com o teu caso concreto.
