Elegir una app para eventos es más difícil de lo que parece, porque todas prometen lo mismo: "aumentar el engagement". La diferencia está en los detalles que solo se descubren después de contratar. Esta checklist reúne los 10 puntos que más pesan, con la pregunta correcta para cada proveedor.
1. ¿Pueden entrar los asistentes en 30 segundos?
Cada paso antes del primer uso reduce la adhesión. Pregunta si hace falta crear cuenta, confirmar el correo o descargar la app, y cuánta gente abandona por el camino.
2. ¿Lleva tu marca?
En un evento corporativo o asociativo, una app con el logotipo y los colores de la organización transmite más confianza. Pregunta si hay white-label y si cuesta extra.
3. ¿Hace check-in?
El check-in por QR ahorra colas y te da cifras reales de asistencia. Confirma que el personal valida con el móvil y que funciona con mala conexión.
4. ¿Favorece el networking?
Intercambiar contactos por QR y elegir qué se comparte (nombre, correo, empresa) es mucho mejor que las tarjetas de visita. Confirma que el asistente controla su privacidad.
5. ¿Hay forma de mantener a la gente activa?
Una app solo con la agenda se abre dos veces. Funciones como retos, quizzes, puntos y ranking dan motivos para volver a abrirla durante el día.
6. ¿Funciona en varios idiomas?
En eventos internacionales, la interfaz y el contenido (retos, preguntas) deben existir en más de un idioma. Pregunta si es solo la interfaz o también el contenido que creas.
7. ¿Cumple el RGPD?
- ¿Quién es el responsable del tratamiento y quién el encargado?
- ¿Existe un contrato de encargo de tratamiento (DPA)?
- ¿Dónde se guardan los datos y durante cuánto tiempo?
- ¿Puede el asistente borrar su cuenta?
8. ¿Qué datos recibes al final?
Pide un ejemplo de informe: asistentes, actividad a lo largo del tiempo, retos más completados, ranking. Son los números que justifican la inversión ante el cliente o la dirección.
9. ¿Cómo se cobra?
Hay tres modelos: suscripción mensual, por asistente o por evento. Si organizas pocos eventos al año, pagar por evento evita pagar los meses en que no hay ninguno. Confirma qué incluye el precio y si los asistentes extra cuestan más.
10. ¿Cuánto tarda en ponerse en marcha?
Si la configuración exige semanas y reuniones, no sirve para un evento dentro de un mes. Pregunta cuánto tarda en importarse la lista de asistentes y en publicarse el evento.
Preguntas para hacer en una demo
Cuando hables con un proveedor, pide ver la app funcionando y no solo una presentación. Estas cinco preguntas ayudan a separar lo que existe de lo que solo está prometido:
- ¿Pueden mostrarme la app en un móvil, tal como la verá un asistente?
- ¿Cuánto se tarda en importar 200 asistentes y publicar el evento?
- ¿Qué pasa si falla la conexión a internet durante el check-in?
- ¿Qué datos puedo exportar al final y en qué formato?
- ¿Cuál es el coste total para mi evento, incluidos asistentes extra y soporte?
Si alguna respuesta es vaga, trátala como un "no" hasta que se demuestre lo contrario.
Cómo responde Questa a esta checklist de app para eventos
- Importación de asistentes por CSV/Excel, con correo de bienvenida en el idioma de cada persona.
- Check-in y networking por QR, feed del evento, retos, quizzes y puntos.
- Interfaz y contenido en portugués, inglés y español.
- Precio por evento con nivel gratuito hasta 5 asistentes; app con tu propia marca disponible en el plan Agencia.
- La organización es la responsable del tratamiento y Questa la encargada, con un DPA aceptado en la plataforma.
Si quieres ver cómo quedaría en tu evento, pide una demo: repasamos la checklist contigo con tu caso concreto.
